Nâng cao hiệu quả công tác chứng thực

Sau 7 năm thi hành Nghị định số 79/2007/NĐ- CP ngày 18.5.2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, trên địa bàn tỉnh ta đã thực hiện đồng bộ, thống nhất ở các đơn vị, hạn chế tối đa những sai sót không đáng có về mặt nghiệp vụ, phục vụ tốt nhu cầu chứng thực của tổ chức và công dân. Hiện nay người dân có thể đến liên hệ, giải quyết công việc ở tất cả các ngày làm việc trong tuần theo giờ hành chính tại UBND cấp xã, cấp huyện, không còn tình trạng xếp hàng tại cơ quan chứng thực để chứng thực bản sao như trước. Theo báo cáo của Sở Tư pháp, trong năm 2013 cấp huyện, cấp xã trong toàn tỉnh đã chứng thực được 714.588 việc, thu lệ phí hơn 1,8 tỷ đồng. Kết quả này thể hiện tinh thần cải cách thủ tục hành chính mạnh mẽ trong lĩnh vực chứng thực. Trình tự thủ tục chứng thực được thông thoáng, đơn giản, thực hiện theo quy định của pháp luật và được thực hiện trong ngày, các việc chứng thực đều được ghi chép vào sổ, lưu trữ, bảo quản hồ sơ khoa học, tại mỗi UBND cấp xã đều niêm yết công khai các thủ tục, văn bản liên quan đến hoạt động chứng thực như lịch làm việc, lệ phí chứng thực, người thực hiện công tác chứng thực tạo thuận lợi cho người dân khi đến liên hệ giải quyết công việc.

Công tác chứng thực tại UBND cấp huyện và cấp xã đều được thực hiện tại Bộ phận “Một cửa”. Các Phòng Tư pháp và UBND các xã, phường, thị trấn trong tỉnh đều bố trí những cán bộ công chức có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ trực thường xuyên nhằm tiếp nhận, giải quyết hồ sơ chứng thực của các tổ chức, cá nhân và trả ngay kết quả trong ngày. Nhìn chung đội ngũ cán bộ công chức Tư pháp - hộ tịch từ cấp huyện đến cấp xã cơ bản đã thực hiện tốt nhiệm vụ chuyên môn, tham mưu kịp thời cho UBND cùng cấp trong công tác chứng thực đúng với quy định của pháp luật và đáp ứng nhu cầu của công dân và tổ chức.

Tại huyện Kim Động hệ thống đài truyền thanh từ huyện đến cơ sở thường xuyên tuyên truyền về công tác chứng thực, đặc biệt là Nghị định số 79/2007/NĐ- CP ngày 18.5.2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Bên cạnh đó, Phòng Tư pháp huyện còn tổ chức các lớp tập huấn cho cán bộ làm công tác chứng thực trên địa bàn huyện, phối hợp với Trung tâm trợ giúp pháp lý tổ chức tuyên truyền cho người dân về công tác chứng thực, qua đó đã góp phần nâng cao nhận thức của các tổ chức, cá nhân về tầm quan trọng của công tác chứng thực và ý thức chấp hành pháp luật của công dân. Trên cơ sở các quy định của pháp luật, UBND huyện ban hành văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ chứng thực cho UBND cấp xã theo thẩm quyền. Trong quá trình thực hiện, Phòng Tư pháp huyện thường xuyên kiểm tra tại các xã, thị trấn đồng thời hướng dẫn cơ sở tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc, chấn chỉnh tác phong, lề lối làm việc nhằm tạo thuận lợi cho công dân đến giải quyết công việc. Chia sẻ kết quả trong công tác chứng thực trên địa bàn huyện, đồng chí Vũ Đức Thắng, Trưởng phòng Tư pháp huyện Kim Động cho biết “Mặc dù điều kiện còn khó khăn nhưng hầu hết các xã, thị trấn trong huyện đã tạo thuận lợi cho việc triển khai thực hiện công tác chứng thực từ việc bố trí sắp xếp phòng làm việc đến các phương tiện cần thiết phục vụ cho công tác chứng thực. Các thủ tục, văn bản liên quan đến hoạt động chứng thực như lịch làm việc, lệ phí chứng thực, lịch phân công cán bộ, lãnh đạo trực…đều được niêm yết công khai. Năm 2013, Phòng Tư pháp huyện đã chứng thực được 3.400 bản sao văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài, chứng thực chữ ký cho 2 trường hợp, nộp ngân sách nhà nước 6,8 triệu đồng. Các xã, thị trấn chứng thực được 78.200 bản sao, chứng thực chữ ký cho 1.927 trường hợp, nộp ngân sách nhà nước gần 176 triệu đồng”.

Mặc dù vẫn còn là những ngày đầu năm mới, thời tiết ngoài trời rất lạnh giá do mưa, rét nhưng tại UBND thị trấn Lương Bằng không khí làm việc vẫn rất sôi nổi, nghiêm túc, không ít người dân vẫn đến để làm công tác chứng thực tại bộ phận "một cửa" của UBND thị trấn. Ông Vũ Đình Thành, Phó Chủ tịch UBND thị trấn cho biết: Quy chế hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, các thủ tục quy định, quy trình thủ tục hành chính, hồ sơ, mẫu giấy tờ, thời gian giải quyết, lệ phí cho mỗi loại hồ sơ đều được niêm yết công khai, minh bạch để người dân nắm được nhằm thuận tiện trong các giao dịch. UBND thị trấn còn bố trí lãnh đạo trực để giải quyết tại chỗ nhiều phần việc về công tác chứng thực. Hầu hết các loại văn bản, giấy tờ chứng thực đều được tiếp nhận và trả trong ngày cho công dân. Trong năm 2013 UBND thị trấn đã chứng thực được 9.383 bản, thu nộp ngân sách gần 19 triệu đồng. Mọi quy trình, thủ tục đều được thực hiện nghiêm túc theo đúng quy định của pháp luật.

Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực hiện, công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh ta cũng gặp phải không ít những khó khăn, vướng mắc: Theo Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18.5.2007 của Chính phủ, chứng thực các văn bản, giấy tờ có tiếng nước ngoài là thuộc thẩm quyền của cấp huyện còn văn bản, giấy tờ bằng tiếng Việt thì thuộc thẩm quyền của cấp xã. Hiện nay, Nghị định có sửa đổi, bổ sung nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công dân đến liên hệ giải quyết công việc nên việc chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài cũng như bằng tiếng Việt thì công dân đều có thể chứng thực tại Phòng Tư pháp cấp huyện còn UBND cấp xã chỉ có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các văn bản, giấy tờ bằng tiếng Việt. Theo đó, Phòng Tư pháp cấp huyện phải xử lý một lượng việc tăng lên một cách đáng kể bởi tâm lý của người dân muốn chứng thực tại cấp huyện cho yên tâm nên họ mang hết văn bản, giấy tờ mà đáng ra họ có thể chứng thực tại cấp xã lên Phòng Tư pháp các huyện để chứng thực. Trong khi đó, biên chế tại các Phòng Tư pháp ít, lượng việc lại nhiều nay kiêm thêm công tác chứng thực khiến cho nhiều Phòng Tư pháp bị quá tải. Bên cạnh đó, kinh nghiệm chuyên môn của một số cán bộ tư pháp – hộ tịch cấp xã còn hạn chế, chưa được đào tạo chuyên sâu về chứng thực, cơ sở vật chất tại một số xã, thị trấn chưa bảo đảm...đặc biệt là việc lưu giữ các văn bản, giấy tờ được chứng thực theo như quy định của pháp luật. Nhiều địa phương không có tủ để lưu trữ, tiềm ẩn nguy cơ mất mát, thất lạc các loại giấy tờ, văn bản rất cao. Về thu phí chứng thực, một số đơn vị cấp xã còn thu phí chứng thực hợp đồng giao dịch thấp hơn với mức thu tại Thông t­ư 93/2001/TTLT-BTP- BTC gây thất thu cho Nhà nước. Đối với chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký áp dụng mức thu tại Thông t­ư 92/2008/TTLT- BTC- BTP nhiều địa phương lại thu cao hơn so với quy định khiến công dân có nhiều phản hồi không tốt...Để tiếp tục thực hiện tốt công tác chứng thực, thời gian tới, Sở Tư pháp cần chỉ đạo, đôn đốc các Phòng Tư pháp cấp huyện tiếp tục phối hợp với UBND cấp xã tăng cường cơ sở vật chất phục vụ cho công tác chứng thực. Thường xuyên rà soát, bổ sung kịp thời và niêm yết công khai các thủ tục hành chính liên quan đến công tác chứng thực để cán bộ, nhân dân biết, giám sát, thực hiện công tác chứng thực bảo đảm đúng quy định của pháp luật. Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ, kịp thời phát hiện những sai sót, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân dân đến chứng thực.