MỘT SỐ VẤN ĐỀ THỰC TIỄN KHI TỒN TẠI SONG SONG HAI LOẠI HÌNH CÔNG CHỨNG VÀ VIỆC THỰC HIỆN CHUYỂN ĐỔI PHÒNG CÔNG CHỨNG SANG VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TẠI HƯNG YÊN

Bởi những hiệu quả tích cực như vậy nên tại Điều 21 Luật Công chứng 2014 được ban hành thay thế Luật Công chứng 2006 và có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2015 đã quy định: “1.Trong trường hợp không cần thiết duy trì Phòng công chứng thì Sở Tư pháp lập đề án chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định…” hoặc “2.Trường hợp không có khả năng chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng thì Sở Tư pháp lập đề án giải thể Phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định…”. Tuy nhiên căn cứ vào thực tế hiện nay của nước ta thì việc duy trì sự tồn tại song song của hai mô hình tổ chức hành nghề công chứng là Phòng công chứng và Văn phòng công chứng vẫn là một điều tất yếu.

I. Khái quát hoạt động “xã hội hóa công chứng”:

Cùng với sự phát triển của xã hội, nhu cầu công chứng của người dân ngày càng nhiều và các hợp đồng, giao dịch ngày càng mang tính chất phức tạp hơn. Những Phòng công chứng chuyên biệt được Nhà nước thành lập ngày càng trở nên quá tải trong công việc, Công chứng viên phải làm việc vất vả hàng ngày để giải quyết một khối lượng công việc khổng lồ nhưng vẫn không đáp ứng đủ nhu cầu công chứng của người dân. Chính vì sự quá tải này đã nảy sinh ra những vấn đề tiêu cực trong hoạt động công chứng tại các Phòng công chứng chuyên trách như: “Cò” công chứng, công chứng viên không có thái độ thiện cảm với người đi công chứng, dịch vụ không chú trọng việc chăm sóc người đi công chứng, thời gian công chứng lâu hơn so với quy định…

          Bên cạnh đó, tại các cơ quan nhà nước kiêm nhiệm trong hoạt động công chứng (Đại sứ quán, lãnh sự quán…), do không có chuyên viên chuyên trách nên hoạt động công chứng dường như không được thực hiện theo đúng nghĩa của nó. Thực tiễn cho thấy, hầu hết các hợp đồng, giao dịch mà các cơ quan này chứng thực là không đạt yêu cầu. Điều đó dẫn đến một thực trạng, việc công chứng hợp đồng, giao dịch tại các cơ quan này chủ yếu là chứng nhận về mặt hình thức, nhận dạng, xác định năng lực hành vi dân sự…mà không chú trọng đến nội dung của hợp đồng, giao dịch có hợp pháp hay không.

          Những bất cập nêu trên đã phần nào hạn chế sự phát triển của hoạt động công chứng tại nước ta, kéo theo đó là kìm hãm sự phát triển của các hoạt động xã hội khác liên quan đến công chứng, cần đến sự xác thực của hoạt động công chứng nhằm nâng cao tính bảo đảm trong hoạt động của mình. Nhận thấy những hạn chế của hoạt động công chứng trong nước cũng như những ưu điểm vượt trội của những hoạt động công chứng thuộc hệ thống công chứng La-tinh, nhà nước ta đã quyết định cần phải thực hiện “xã hội hóa công chứng”, đưa công chứng đến gần hơn với nhu cầu của xã hội và nâng cao hơn nữa chất lượng của hoạt động này. Vì vậy, ngày 29/11/2006 Luật Công chứng đã được Quốc hội khóa 11, kỳ họp thứ 10 thông qua có hiệu lực từ 01/07/2007. Luật Công chứng ra đời cùng với các văn bản hướng dẫn thi hành đã khởi động hoạt động “xã hội hóa công chứng” tại Việt Nam, hàng loạt các Văn phòng công chứng tư nhân đã được thành lập hoạt động song song với các Phòng công chứng Nhà nước. Nhằm đảm bảo các tổ chức hành nghề công chứng được thành lập và phân bố hợp lý tại các địa phương trên cả nước, đáp ứng được nhu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch của người dân một cách nhanh chóng và kịp thời, ngày 10/02/2010 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 250/QĐ-TTg thông qua Đề án Xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở Việt Nam đến năm 2020 và ngày 17/02/2011 ban hành Quyết định số 240/QĐ-TTg về Tiêu chí Quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở Việt Nam đến năm 2020 đã đưa ra các tiêu chí quy hoạch cụ thể làm cơ sở cho các địa phương xây dựng Quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đến năm 2020, bảo đảm mục tiêu đặt ra tại Quyết định 250/QĐ-TTg. Thực hiện Đề án trên, tại các địa phương đều xây dựng Đề xuất quy hoạch phát triển các tổ chức hành nghề công chứng tại đại phương mình đến năm 2020, theo đó đảm bảo tại mỗi đơn vị cấp huyện đều có ít nhất một tổ chức hành nghề công chứng được thành lập và hoạt động phục vụ nhu cầu của người dân.

          Công tác “xã hội hóa công chứng” với việc thành lập các Văn phòng công chứng đã đem lại những hiệu quả đáng kể cho hoạt động công chứng tại Việt Nam, cụ thể: Chất lượng các dịch vụ pháp lý phục vụ người dân nâng lên một cách rõ rệt; trước đây khi chỉ có các Phòng công chứng Nhà nước thì phải chờ đợi lâu, điều kiện vật chất tại nơi công chứng và thái độ làm việc của Công chứng viên kém, nhưng với sự ra đời của các Văn phòng công chứng, điều kiện vật chất phục vụ người dân trong lúc làm việc cũng như chờ đợi được chú trọng đầu tư, thái độ phục vụ nhẹ nhàng, thủ tục nhanh gọn, tiết kiệm thời gian cho người dân. Bên cạnh đó, các Văn phòng công chứng hoạt động dưới hai hình thức là Doanh nghiệp tư nhân và Công ty hợp danh, tự thu chi về kinh tế đã giảm một lượng lớn chi phí ngân sách nhà nước phải trả cho các Công chứng viên là cán bộ công chứng để giải quyết một khối lượng công việc tương tự, Nhà nước được hưởng lợi nhờ việc thu được thuế từ hoạt động công chứng và giảm được bộ máy hành chính, xã hội được hưởng lợi do Văn phòng công chứng tạo ra công ăn việc làm, thu nhập cho người lao động. Đồng thời, với sự tách bạch về kinh tế, không liên quan đến ngân sách nhà nước, các Văn phòng công chứng sẽ phải nâng cao uy tín của mình, xây dựng thương hiệu vững mạnh để thu hút khách hàng, trong khuôn khổ quy định của pháp luật.

          Tuy nhiên hoạt động “xã hội hóa công chứng” tại nước ta nói chung, tại Hưng Yên nói riêng vẫn còn là một hoạt động non trẻ, còn đang trong quá trình hình thành một quỹ đạo riêng, việc thành lập mới các Văn phòng công chứng chưa thể đảm bảo một cơ sở pháp lý vững chắc cho hoạt động cung cấp dịch vụ pháp lý, bởi vậy việc song song tồn tại Phòng công chứng Nhà nước và Văn phòng công chứng như hiện nay là điều tất yếu. Thời gian qua, việc tồn tại song song đó đã dẫn đến nhiều vấn đề nảy sinh cần khắc phục, hoàn thiện để có thể xây dựng một hệ thống công chứng vững mạnh, đáp ứng tốt nhất cho nhu cầu của người dân. Cụ thể:

1. Về vấn đề quản lý:

          Vấn đề quản lý nhà nước đối với tổ chức, hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng khi tồn tại song song Phòng công chứng và Văn phòng công chứng trên thực tế phát sinh một số vấn đề, cụ thể:

Thực hiện chủ trương “xã hội hóa công chứng” nhiều Văn phòng công chứng được thành lập đã tích cực góp phần giảm tải công việc tại Phòng công chứng Nhà nước, đảm bảo lợi ích cho người dân. Tuy nhiên, các Văn phòng công chứng lại được thành lập chủ yếu tập trung tại các tỉnh, thành phố lớn, các trung tâm kinh tế của địa phương bởi nhu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch của người dân tại đây lớn, ngược lại các địa bàn xa trung tâm, những nơi ít dân cư hoặc nhu cầu công chứng thấp thì không có Văn phòng công chứng xin thành lập. Đây thực sự là một vấn đề khó khăn đối với công tác quản lý nhà nước về hoạt động công chứng, bởi theo Tiêu chí Quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở Việt Nam đến năm 2020 ban hành kèm theo Quyết định số 240/QĐ-TTg ngày 17/02/2011 của Thủ tướng Chính phủ thì mỗi địa bàn cấp huyện tùy theo nhu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch của người dân phải có ít nhất một tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên việc thành lập thêm Phòng công chứng là rất khó khăn (bởi phải xin thêm biên chế, bố trí nơi làm việc…), trong khi đó việc thành lập Văn phòng công chứng tại địa phương là do sự tự nguyện của các cá nhân, tổ chức thành lập, cơ quan quản lý nhà nước không thể áp đặt nơi tổ chức đó đặt trụ sở để đảm bảo xây dựng mạng lưới các tổ chức hành nghề công chứng một cách đồng đều.

          Trên thực tế, tại tỉnh Hưng Yên mặc dù đã đảm bảo được chỉ tiêu mỗi địa bàn cấp huyện có một (01) tổ chức hành nghề công chứng được thành lập nhằm đáp ứng nhu cầu của người dân, hoàn toàn chuyển giao việc công chứng các hợp đồng, giao dịch từ UBND cấp huyện, cấp xã sang các tổ chức hành nghề công chứng, đảm bảo việc công chứng các hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh được thực hiện một cách chuyên nghiệp, hợp đồng, giao dịch được giao kết theo đúng quy định của pháp luật. Tuy nhiên, hiệu quả hoạt động của các Văn phòng công chứng không đồng đều do nhu cầu giao dịch của người dân tại mỗi địa bàn cấp huyện khác nhau. Những Văn phòng công chứng thành lập tại nơi có điều kiện kinh tế phát triển hơn, địa bàn có nhiều khu công nghiệp hoặc ở thành phố thì lượng giao dịch lớn, ngược lại những nơi xa trung tâm, người dân chủ yếu sống dựa vào sản xuất nông nghiệp thì giao dịch rất ít, các Văn phòng ở những địa phương này chủ yếu duy trì hoạt động cầm chừng. Thực trạng này dẫn đến việc một số Văn phòng công chứng mặc dù đăng ký trụ sở hoạt động tại một địa bàn nhưng thực chất lại hoạt động chủ yếu tại một địa bàn khác, một số Văn phòng công chứng còn đặt biển hiệu tại những nơi không phải nơi đã đăng ký trụ sở hoạt động, gây khó khăn trong việc quản lý. Bên cạnh hoạt động hiệu quả, ngày càng lấy được niềm tin của người dân của Văn phòng công chứng thì hoạt động của Phòng công chứng lại trở nên mờ nhạt với sự thiếu linh hoạt với các yêu cầu của thị trường nên số lượng hợp đồng, giao dịch được công chứng tại Phòng công chứng ngày càng thấp, doanh thu thậm chí không đủ trả lương cho lực lượng nhân viên làm việc tại Phòng, vô hình chung tạo ra ghánh nặng cho ngân sách nhà nước, cũng như cơ quan quản lý. Tại Hưng Yên, năm 2013 đã thực hiện giải thể một (01) Phòng công chứng do hoạt động kém hiệu quả, hiện địa bàn tỉnh chỉ còn một Phòng công chứng nhưng cũng chỉ hoạt động mang tính cầm chừng (thu đủ chi).

Với chức năng là cơ quan tham mưu quản lý nhà nước, Sở Tư pháp Hưng Yên cũng đã và đang tìm phương án nhằm giúp hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng ngày càng chuyện nghiệp, đáp ứng nhu cầu của người dân, tạo mối quan hệ đoàn kết, trợ giúp lẫn nhau trong tổ chức hoạt động hành nghề giữa các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn, cụ thể, năm 2013 với sự giúp đỡ của Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn đã thành lập Ban liên lạc các tổ chức hành nghề công chứng tại Hưng Yên, tiến tới việc thành lập Hội công chứng Hưng Yên theo quy định của Luật Công chứng 2014. Đến nay mặc dù chưa có nhiều hoạt động song Ban liên lạc cũng đã bước đầu tạo ra sự liên kết, trao đổi thông tin, học tập kinh nghiệm hành nghề giữa các tổ chức hành nghề công chứng với nhau, góp phần thúc đẩy thực hiện dịch vụ pháp lý theo đúng các quy định của pháp luật, tránh được những rủi ro phát sinh. Bên cạnh đó, qua việc đôn đốc của cơ quan quản lý, hiện nay tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh đều đã mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên làm việc tại tổ chức mình, bảo đảm thực hiện đúng các quy định của pháp luật công chứng cũng như quyền, lợi ích hợp pháp của công chứng viên và người yêu cầu công chứng khi có tranh chấp pháp lý xảy ra.

          2. Vấn đề về nghiệp vụ:

          Mặc dù hoạt động “xã hội hóa công chứng” tại Việt Nam thời gian qua đã đạt được những thành tựu đáng chú ý nhưng vẫn là một hoạt động còn non trẻ, còn mang nặng tính thị trường, vấn đề chất lượng của dịch vụ pháp lý. Vấn đề về nghiệp vụ có sự chênh lệch có thể thấy được khi sự tồn tại của Phòng công chứng và Văn phòng công chứng là song song nhau.

          Tại Phòng công chứng do đã có thời gian hoạt động lâu năm nên công chứng viên được đào tạo một cách bài bản, đội ngũ chuyên viên giúp việc làm việc luôn có tính cẩn trọng cao. Vì thế lượng giao dịch, hợp đồng mặc dù không lớn nhưng tính pháp lý luôn được đảm bảo. Bên cạnh đó, việc ghi sổ công chứng, lưu trữ hồ sơ luôn được thực hiện cẩn thận, minh bạch, đầy đủ các nội dung theo quy định của pháp luật; việc quản lý hoạt động của Phòng công chứng như về thuế, phí, lệ phí, lao động, bảo hiểm…cũng luôn được tuân theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

          Đối với Văn phòng công chứng: Do đội ngũ công chứng viên chủ yếu là người mới được bổ nhiệm, nhiều công chứng viên thuộc đối tượng được miễn qua lớp đào tạo nghề công chứng nên khi thực hiện công tác hành nghề và quản lý hoạt động của Văn phòng gặp nhiều khó khăn và hạn chế. Mặt khác công tác tổ chức các lớp bồi dưỡng kiến thức pháp luật, kỹ năng hành nghề cho công chứng viên thời gian qua chưa được quan tâm nên trong những năm qua nghiệp vụ của đội ngũ công chứng viên chưa được cải thiện nhiều. Đặc biệt hiện nay, qua một số năm hoạt động đã xảy ra thực tiễn tại các Văn phòng công chứng vì chạy theo số lượng hợp đồng nên có nhiều sai sót, đặc biệt là sự thiếu chuyên nghiệp của đội ngũ công chứng viên dẫn đến chất lượng pháp lý của các hợp đồng giảm sút, một bộ phận các tổ chức tín dụng (đặc biệt là các tổ chức tín dụng cổ phần) chỉ tín nhiệm việc ký kết các hợp đồng tín dụng tại các Phòng công chứng. Vì vậy trong thời gian tới rất cần thiết phải tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chứng viên (theo quy định tại Điều 3 Nghị định 04/2013/NĐ-CP) được tổ chức theo định kỳ nhằm tạo điều kiện cho các công chứng được gặp gỡ, trao đổi kinh nghiệm từ đó ngày càng nâng cao chất lượng phục vụ dịch vụ pháp lý.

Tại Hưng Yên hiện nay có 9/14 công chứng viên là kiểm sát viên, thẩm phán, điều tra viên đã nghỉ hưu và được miễn đào tạo nghề công chứng. Qua hoạt động thanh tra, kiểm tra thời gian qua có thể thấy rằng nghiệp vụ của những công chứng viên này còn nhiều sai sót trong việc kiểm tra hợp đồng, giao dịch như: Lời chứng của Công chứng viên chưa được chặt chẽ, sử dụng từ ngữ không phù hợp với quy định của pháp luật như sử dụng cụm từ “phù hợp với pháp luật, đạo đức xã hội” so với cụm từ được pháp luật quy định là “không vi phạm pháp luật, không trái với đạo đức xã hội” (Điều 5 Luật Công chứng). Trong lời chứng còn thiếu sót khác như không ghi ngày tháng năm, nội dung thông tin khách hàng trong lời chứng và trong nội dung của hợp đồng không giống nhau…; việc ghi sổ công chứng, lưu trữ hồ sơ công chứng của các Văn phòng công chứng không được quan tâm, chưa đúng với quy định của pháp luật như còn để trống số với lý do thiếu giấy tờ của khách hàng, nội dung ghi sơ sài, không thể hiện rõ nội dung công chứng…Có thể thấy những lỗi này là do sự bất cẩn của công chứng viên cũng như đội ngũ nhân viên giúp việc do chưa có đầy đủ kinh nghiệm, chưa quan tâm đúng mức đến tất cả các khâu của quá trình thực hiện công chứng. Bên cạnh đó là sự bất cập về độ tuổi tối đa đảm nhận công việc của công chứng viên, hiện nay chưa có văn bản quy phạm nào quy định nên dẫn đến ảnh hưởng đến việc hành nghề của công chứng viên. Nhằm khắc phục tình hình trên, thời gian qua Sở Tư pháp Hưng Yên đã hướng dẫn, định hướng việc cải thiện chất lượng hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng nhằm khắc phục khó khăn do công chứng viên được bổ nhiệm đa phần là người được miễn đào tạo nghề công chứng còn thiếu nhiều kinh nghiệm hành nghề, hướng dẫn các tổ chức hành nghề công chứng dần chuyển đổi sang mô hình hợp danh theo đúng quy định của Luật Công chứng 2014, đồng thời định hướng các tổ chức hành nghề công chứng trong việc lựa chọn công chứng viên làm việc tại tổ chức mình ưu tiên những người đã qua các lớp đào tạo nghề công chứng và tuổi đời không quá 65 tuổi.

Một vấn đề hiện đang được các cơ quan quản lý nhà nước về công chứng quan tâm là ngày càng xuất hiện nhiều các vụ việc trong đó công chứng viên vô hình chung tạo sơ hở cho những đối tượng thực hiện được hành vi lừa đảo, chiếm đoạt tài sản, chủ yếu là các giao dịch liên quan đến vấn đề chuyển nhượng quyền sử dụng đất. Nguyên nhân chính gây ra lỗi khách quan này là do chưa có một hệ thống cơ sở dữ liệu chung thống nhất nhằm giúp công chứng viên có thể tra cứu thông tin về các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất giữa các tổ chức hành nghề công chứng với nhau và với các văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất và nhà ở nên không thể nắm bắt được tất cả các thông tin cần thiết. Tại một số tỉnh, thành phố lớn đã xây dựng được một hệ thống cơ sở dữ liệu nhưng tại các tỉnh, thành phố trực thuộc tỉnh như Hưng Yên còn gặp nhiều khó khăn do vấn đề cấp kinh phí chậm nên cần nhiều thời gian để hoàn thành công việc này, trong khi đó những giao dịch liên quan đến bất động sản vẫn diễn ra, điều này đã gây nhiều khó khăn cho đội ngũ công chứng viên cũng như bất cập trong quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng.

3. Vấn đề về phương thức cạnh tranh:

Việc tồn tại song song Phòng công chứng và Văn phòng công chứng đã đẫn đến hiện trạng cạnh tranh bình đẳng nhằm giữ khách hàng đối với Phòng công chứng và thu hút khách hàng đối với Văn phòng công chứng. Chính sự cạnh tranh này đã tạo ra động lực lớn thúc đẩy hoạt động công chứng ngày càng phát triển đồng thời ngày càng đem lại nhiều lợi ích cho khách hàng (người đi công chứng) như: Chất lượng phục vụ dịch vụ pháp lý được nâng lên, sự tận tâm, nhiệt tình của nhân viên đã làm cho người đi công chứng cảm thấy thoải mái hơn, không xuất hiện tình trạng người dân phải đi xa, xếp hàng khi có nhu cầu công chứng hay có cơ hội cho “cò” công chứng hoạt động…Cũng bởi có sự cạnh tranh này mà chất lượng phục vụ khách hàng của các Phòng công chứng trước đây còn kém đã được nâng cao đáng kể nhằm giữ khách hàng, củng cố uy tín, xây dựng thương hiệu vốn có. Tuy nhiên các Văn phòng công chứng do hoạt động dưới hình thức doanh nghiệp nên lợi nhuận luôn là vấn đề cần quan tâm, bên cạnh đó do thời điểm mới “xã hội hóa công chứng” các Văn phòng công chứng thành lập nhiều, phân bổ không hợp lý, tình trạng cung vượt quá cầu khi nền kinh tế đi xuống tất yếu dẫn đến hiện tượng cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng.

Tại Hưng Yên, mặc dù công tác thẩm định hồ sơ thành lập tổ chức hành nghề công chứng (Văn phòng công chứng) được tiến hành cẩn trọng, việc phê duyệt thành lập hoàn toàn thực hiện theo những tiêu chí của Đề án quy hoạch tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020 của Bộ Tư pháp, theo đó mỗi địa bàn cấp huyện đảm bảo có một tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên không thể tránh khỏi việc trụ sở của các tổ chức hành nghề công chứng quá gần nhau mặc dù thuộc hai đơn vị cấp huyện khác nhau, cũng như không thể kiểm soát hết được việc đặt các “văn phòng giao dịch trái phép” của các tổ chức hành nghề công chứng tại các địa bàn đông dân cư, kinh tế phát triển, nhu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch của người dân cao. Bên cạnh đó, một số công chứng viên vì chạy theo lợi nhuận, nhằm thu hút khách hàng đã thực hiện cạnh tranh trong việc cắt phần trăm phí thu được cho các đối tượng như tổ chức tín dụng, chính quyền xã, thực hiện công chứng ngoài trụ sở mà không đúng quy định của pháp luật, buông lỏng trong việc kiểm soát chất lượng hợp đồng, giao dịch mà không lường hết hậu quả pháp lý xảy ra trong tương lai càng đẩy mạnh sức ép giữa các tổ chức hành nghề công chứng với nhau, đặc biệt là giữa Văn phòng công chứng và Phòng công chứng.

II. Thực hiện chuyển đổi mô hình tổ chức hành nghề công chứng:

Nhằm có thể tiến hành “xã hội hóa công chứng” một cách hoàn toàn, coi “công chứng” là hoạt động cung cấp dịch vụ công, cũng như lĩnh vực dịch vụ công khác với tinh thần những gì khu vực ngoài Nhà nước đảm đương được thì Nhà nước chuyển dần cho khu vực ngoài Nhà nước thực hiện thông qua xã hội hóa, thực hiện chủ trương cải cách thủ tục hành chính, giảm nhẹ ghánh nặng cho ngân sách Nhà nước thì thời gian tới cần thực hiện một số công tác, một trong số đó là giải pháp chuyển đổi sang một mô hình chung thống nhất, cụ thể là xây dựng lộ trình nhằm chuyển đổi Phòng công chứng sang Văn phòng công chứng.

Có thể thấy, thực hiện công tác chuyển đổi này đem lại nhiều lợi ích cho Nhà nước và người dân. Đối với Nhà nước việc chuyển đổi tạo thuận lợi cho việc tiếp quản quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm từ Phòng công chứng sang Văn phòng công chứng, tận dụng được cơ sở vật chất của Phòng công chứng. Hơn nữa, thực hiện chuyển đổi, ngân sách nhà nước sẽ thu được một khoản kinh phí không nhỏ phục vụ cho những việc khác, như từ giá trị chuyển đổi của Phòng công chứng Nhà nước có thể giải quyết chế độ cho chính những công chức, viên chức đang làm việc tại Phòng công chứng nếu không bố trí được việc làm khác, tạo điều kiện cho tiến trình giảm biên chế mà Bộ Nội vụ đang triển khai. Đối với người dân thì việc chuyển đổi này cũng có nhiều lợi ích như vẫn tiếp tục thực hiện công chứng sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch tại tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên trước đây công chứng hợp đồng, giao dịch đó cho mình, thuận tiện không phải đi lại nhiều…

Mặc dù việc chuyển đổi mang lại nhiều lợi ích thiết thực cũng phù hợp với nhu cầu hiện nay nhưng cần thiết phải xây dựng một lộ trình cụ thể khi thực hiện chuyển đổi bởi việc chuyển đổi này sẽ ảnh hưởng lớn đến quyền lợi (về việc làm, về chế độ xã hội, điều kiện làm việc, chế độ tiền lương…) của những cán bộ, công chức, viên chức hiện đang làm việc tại Phòng công chứng. Có thể thấy khó khăn lớn nhất của việc chuyển đổi này chính là việc sắp xếp những người hiện đang làm việc tại Phòng công chứng, làm sao để đảm bảo được quyền lợi chính đáng của họ một cách thiết thực nhất. Do vậy, trong lộ trình chuyển đổi cần chú trọng một số vấn đề như sau:

Cần ưu tiên cho những người hiện đang làm việc tại Phòng công chứng được tham gia vào việc chuyển đổi hoặc khuyến khích, tạo điều kiện cho các cán bộ, công chức, viên chức đó được tiếp tục làm việc tại các cơ quan nhà nước phù hợp với chuyên ngành của họ;

Cần thiết phải cho các cán bộ, công chức, viên chức đang làm việc tại Phòng công chứng có khoảng thời gian hợp lý để lựa chọn tìm việc mới;

Cần có khoản kinh phí hợp lý theo quy định của pháp luật giải quyết chế độ cho họ và khoản phí khác nhằm tạo điều kiện cho họ ổn định cuộc sống.

Tuy nhiên, vấn đề khó khăn khác khi thực hiện chuyển đổi đó là tại những địa phương xa xôi, hẻo lánh, nhu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch rất ít nếu chuyển đổi Phòng công chứng Nhà nước-đơn vị được Nhà nước đảm bảo hoạt động sang Văn phòng công chứng sẽ khó duy trì hoạt động được bởi nguồn thu quá thấp, Văn phòng công chứng hoạt động theo loại hình doanh nghiệp đương nhiên sẽ không thể duy trì hoạt động nếu không có lợi nhuận. Nhưng nếu đã thực hiện chuyển đổi mà không duy trì được hoạt động như vậy sẽ không đảm bảo được lợi ích của người dân cũng như ảnh hưởng nhiều đến sự phát triển và tổ chức mạng lưới tổ chức hành nghề công chứng. Bởi vậy, đối với những nơi khó khăn trong việc chuyển đổi thì cần phải tạo điều kiện hơn cho Văn phòng công chứng chuyển đổi tại địa phương đó như ưu đãi về thuế, sự hợp tác của chính quyền trong hoạt động…